公关文案写作:请柬和邀请函

    公关文案写作:请柬和邀请函

　　接着讲讲邀请函。

　　请柬虽然印制精美，作为对客人发出邀请的一种专用函件，显得规格颇高，但也有一个缺陷，即其内页篇幅有限，所以正文部分除写明邀请的意向、会议 (或活动、宴请)的内容、时间、地点以及提请被邀请者注意的有关事项外，不可能对会议或活动的内容作进一步的介绍。被邀请者阅读请柬，只知道被邀参加某一会议(或活动、宴请)，却很难从中了解这一会议(或活动、宴请)的来由和具体情况。如果是一些宴请活动或常规活动，被邀请者又是主办者的老朋友，这似乎并无大碍。但如果是一些内容较新颖的专题性会议(或活动)，被邀请对象中又有不少对主办单位不很了解者，一份请柬(即便印制得再精美)就显得不够了。由于对会议(或活动)内容及主办者缺乏了解，许多人可能会弃邀请于不顾，不如期赴会。

　　在这种情况下，就需要用到邀请函。

　　邀请函作为对客人发出邀请的另一种专用函件，一般用A4纸印制，可套色，亦可单色，外观形式上自然不如请柬考究。但邀请函最大的优点是：它有足够的篇幅(一页或多页)，可对一次会议(或活动)的背景情况、具体内容以及规模和形式等方面作较为详尽的介绍和说明，从而引起被邀请者的关注，激发被邀请者的兴趣。

　　如果细分一下，邀请函又可分为两种：

　　一种邀请函是发给特定对象的(如专家学者、新闻记者等)，一般用于专题研讨会、信息发布会和某些大型活动。这些被邀请对象，主办者也许熟悉，也许不太熟悉。之所以不用请柬而用邀请函的方式，主要是这一邀请往往还蕴涵着对被邀请者的一定期望，或希望他们在会上作一发言，或希望他们对会议(或活动) 进行报道。因此，在发出邀请的同时，有必要让他们大致了解一下这一会议(或活动)的有关情况。这种邀请函，正文开头应先顶格书写被邀请者的姓名和称谓，然后用一定的文字对会议(或活动)情况作一介绍，最后发出正式邀请(在某些情况下，这两个层次亦可倒置，即先发出邀请再介绍情况)。正文之后，往往还附上联系人和联系电话，以方便被邀请者在会议(或活动)前进一步了解有关情况。事实上，对这一类被邀请者，在邀请函发出后，公共关系从业人员还应该主动与他们联系，以确保他们全部或大部分能准时出席会议(或活动)。但这是操作程序问题，此处不作展开。

　　范文1-9即是与前面所介绍的请柬属同一活动内容的一份邀请函，邀请对象为各大新闻媒介的记者。不妨将这一邀请函与请柬作一比较，把握它们写法上的异同。

　　范文1-9